SharePoint kan rydde op i gamle filversioner

Hvad er nyt?

Microsoft er på vej med en ny indstilling i Microsoft Purview kaldet Enable version trimming for data covered by retention policies in OneDrive and SharePoint. På dansk betyder det i praksis, at SharePoint kan rydde op i gamle filversioner, selv når der er en retention policy (opbevaringsregel) på plads.

Det er relevant, fordi retention normalt betyder, at versioner bliver liggende længere end ellers. Det er godt for compliance, men det kan også give unødigt meget lagerforbrug, når filer ændres mange gange. Den nye indstilling giver admins mulighed for at lade SharePoint trimme versioner efter de normale grænser, uden at det bryder de beskyttede krav som legal hold og records.

Microsoft angiver, at funktionen er in development. Den gælder for OneDrive og SharePoint, og den kan aktiveres af admins med den rette Purview RBAC-adgang. RBAC betyder rollebaseret adgangsstyring, altså at kun brugere med den rigtige rolle kan slå det til.

Hvad betyder det for jer?

For de fleste brugere er det her ikke noget, man mærker direkte i hverdagen. Men for virksomheden kan det betyde mindre spildplads og bedre styr på filhistorik, især hvis I arbejder meget i dokumenter, der bliver redigeret ofte.

Det er en klassisk balance: I vil gerne kunne dokumentere, hvad der er sket med en fil, men I vil ikke gemme hver eneste gamle version for evigt, hvis det ikke er nødvendigt. Og det er jo lidt en dyr vane, hvis det får lageret til at vokse unødigt.

Jeg ser især to praktiske situationer:

• Økonomi eller administration arbejder i skabeloner og rapporter, som bliver gemt igen og igen. Her kan versioner hurtigt fylde mere, end man lige tror.
• HR eller ledelsen bruger politikker og procedurer, som ændres løbende. Her er det vigtigt at bevare det nødvendige, men ikke nødvendigvis alle mellemversioner i årevis.

Hvad er pointen med version trimming?

Version trimming betyder, at SharePoint kan fjerne ældre filversioner efter de regler, I har sat op. Det er ikke det samme som at slette dokumentet. Det handler kun om at begrænse mængden af gamle versioner, så lagerforbruget ikke løber løbsk.

Microsoft skriver, at funktionen kan bruges til at cappe og genvinde storage, samtidig med at compliance-løfterne holdes. Det er især vigtigt i større eller regulerede virksomheder, hvor man både skal tænke på plads, dokumentation og kontrol.

Hvad skal I være opmærksomme på?

Det vigtigste er, at det her ikke er en “slå det bare til og glem det”-funktion. Den skal bruges med omtanke, fordi den ændrer standardadfærden, hvor alle versioner ellers bevares.

Derudover gælder den kun for de tilfælde, hvor versionerne ikke er beskyttet af særlige krav. Microsoft nævner selv, at legal hold og records stadig skal respekteres. Så hvis I har dokumenter, der er under strengere bevaring, er det ikke her, I skal forvente mirakler.

Hvis I vil følge den officielle roadmap-post, kan I se den her: Microsoft 365 Roadmap.

Min vurdering

Jeg synes, det her er en fornuftig ændring for virksomheder, der har mange filer og mange versioner. Ikke fordi versioner er et problem i sig selv, men fordi de kan blive en skjult omkostning over tid.

Det er en af de nyheder, der mest giver mening, når man ser på helheden: lidt mindre lagerforbrug, lidt mere styring og stadig respekt for de regler, der skal overholdes. Det er ikke flashy, men det er praktisk.

Min anbefaling

Hvis I bruger SharePoint og OneDrive tungt, så få jeres Purview-opsætning gennemgået, før I slår noget til. Start med de dokumenttyper, der ændrer sig mest, og vurder om version trimming giver mening dér først.