Mere plads i Microsoft 365 Business Mailbox

Hvad er nyt

Microsoft 365 Business får nu en større primary mailbox, altså den primære postkasse, hvor jeres almindelige mail lander. For mange betyder det, at grænsen rykkes op til 100 GB, og det er en ret mærkbar ændring i hverdagen.

Det lyder måske ikke som den store nyhed ved første øjekast, men for virksomheder der lever i Outlook hver dag, kan det faktisk gøre en forskel. Mindre tid på at rydde op, færre advarsler om plads og lidt mindre stress, når mailboksen ellers plejer at være fuld. Og det er jo meget rart.

Hvad betyder det for jer?

Den korte version er, at I får mere luft i mailhverdagen. Når postkassen kan rumme mere, behøver medarbejderne ikke hele tiden slette gamle mails, flytte vedhæftede filer rundt eller bekymre sig om, hvorvidt der er plads til næste vigtige besked.

Det er især relevant for medarbejdere, der:

• får mange mails med bilag
• gemmer korrespondance i indbakken som arbejdsarkiv
• arbejder meget i Outlook og sjældent får ryddet op

Jeg ser det som en praktisk forbedring, ikke en revolution. Men nogle gange er det netop de små forbedringer, der gør hverdagen lidt mindre bøvlet.

Hvor kan det bruges i praksis?

Jeg kan især se to helt almindelige situationer i danske virksomheder:

• Jeres bogholder slipper for at bruge tid på at rydde op i gamle bilag og mails bare for at få plads til nye fakturaer og svar fra leverandører.
• Jeres salgs- eller kundeservicemedarbejder kan beholde længere mailtråde med tilbud, aftaler og opfølgning uden hele tiden at skulle tænke på pladsen.

Det er ikke fordi man aldrig skal rydde op igen. Men det bliver mindre akut, og det kan være en fordel i en travl hverdag, hvor mail ofte bare skal fungere.

Hvad skal I stadig være opmærksomme på?

Mere plads er ikke det samme som uendelig plads. Hvis en virksomhed bruger mail som arkiv for alt muligt, kan det stadig blive rodet. Så den her ændring løser ikke behovet for gode vaner omkring oprydning og struktur.

Jeg plejer at sige, at større mailbox er en hjælp, ikke en strategi. Hvis I gemmer alt i indbakken, så ender det stadig med at være svært at finde rundt. Det er lidt som at få et større skab uden at sortere i tøjet først.

Hvad gør jeg selv opmærksom på?

Når jeg taler med virksomheder om mail, er det ofte ikke pladsen i sig selv, der er det største problem. Det er mere, at folk bruger indbakken som både arbejdsbord, arkiv og huskeseddel. Derfor er det her en god anledning til lige at tage en snak om, hvordan I bruger Outlook i praksis.

Hvis I allerede har en fornuftig struktur, kan den ekstra plads bare give mere ro. Hvis I ikke har det, så hjælper den, men kun til en vis grænse.

Min anbefaling

Tjek om jeres brugere faktisk får glæde af den ekstra plads, og brug det som anledning til at se på jeres mailvaner. For mange virksomheder er det en lille, men meget konkret forbedring i Microsoft 365 Business.