Copilot kan nu hente og klargøre data i Excel

Hvad er nyt?

Microsoft er på vej med en ny get data skill i Excel, som gør det lettere at hente og klargøre data. I stedet for selv at bygge hele processen op, kan I beskrive, hvilke data I vil have, og hvordan de skal forberedes. Så klarer Excel resten ved hjælp af Power Query.

Power Query er Microsofts værktøj til at hente, rense og forme data, før de lander i regnearket. Det betyder i praksis, at I får en forespørgsel, som kan ses, redigeres og opdateres senere. Det er ret smart, fordi løsningen ikke bare er en engangsmanøvre.

Hvad betyder det for jer?

For mange virksomheder er det her en meget konkret hjælp i hverdagen. Data kommer ofte fra flere steder: et økonomisystem, en CSV-fil, en eksport fra CRM eller måske en liste fra en intern portal. Og så skal det lige sættes sammen, ryddes op og gøres klar, før man kan bruge det.

Det er netop den del, den nye funktion kan gøre mindre tung. I stedet for at bruge tid på at klikke jer gennem import og oprydning, kan I bede Excel om at hente og forberede dataene mere direkte.

Det er ikke magi, og det løser ikke dårlige datakilder. Men det kan spare en del tid, især når den samme opgave skal laves igen og igen. Og det er jo ofte dér, det gør mest ondt.

Sådan kan det bruges i praksis

Jeg ser især to helt almindelige situationer i en dansk virksomhed:

Jeres bogholder kan hente data fra flere kilder og få dem samlet i et format, der er lettere at arbejde videre med, når der skal laves afstemning eller rapportering.
På næste ugemøde kan en leder eller projektansvarlig få et mere brugbart overblik over status, fordi data først bliver klargjort, før de vises i Excel.

Det kan også være relevant for salg, indkøb og administration, hvor man ofte arbejder med lister, der skal renses for dubletter, omdøbes eller filtreres, før de giver mening.

Hvad er fordelen ved Power Query?

Det vigtigste er, at I ikke bare får en pæn tabel. I får en proces, som kan genbruges. Hvis datakilden opdateres, kan forespørgslen også opdateres, så I slipper for at starte forfra hver gang.

Det giver især mening, hvis I arbejder med:

månedlige rapporter
eksport fra økonomi- eller CRM-systemer
lister med mange kolonner, der skal ryddes op i
data fra flere kilder, som skal samles ét sted

Det er også en fordel, at løsningen kan inspiceres. Altså, man kan se hvad der sker undervejs, og ændre det, hvis noget skal justeres. Det er vigtigt, for ellers bliver det hurtigt lidt for sort boks-agtigt.

Hvad skal I være opmærksomme på?

Microsoft skriver, at der kan være behov for authentication afhængigt af datakilden. Det betyder bare, at I nogle gange skal logge ind eller godkende adgang, før Excel kan hente data. Det er helt normalt, men værd at vide på forhånd.

Og så er der den ærlige del: Hvis kilden er rodet, bliver resultatet også rodet. Den nye funktion kan gøre arbejdet lettere, men den kan ikke trylle en dårlig datakilde god. Så lidt datadisciplin skal der stadig til.

Min vurdering

Jeg synes, det her er en af de forbedringer, der især giver mening for almindelige brugere. Ikke fordi alle skal blive dataeksperter, men fordi mange bruger unødigt meget tid på at få data ind i Excel på den rigtige måde.

Hvis I vil læse den officielle roadmap-post, kan I finde den her: Microsoft 365 Roadmap.

Min anbefaling

Start med én tilbagevendende Excel-opgave, som i dag tager for lang tid. Hvis den kan hentes og klargøres mere automatisk med den nye funktion, har I hurtigt en gevinst, der kan mærkes i hverdagen.