Søg smartere i SharePoint og OneDrive: operatorer og filtre
Guide til søgning i SharePoint og OneDrive: anførselstegn, AND, OR og NOT, filetype:, author:, datofiltre og søgning i ét bestemt bibliotek.
Hvorfor finder søgningen ikke det, jeg leder efter?
De fleste søger i SharePoint og OneDrive ved at skrive et par ord og håbe på det bedste. Det virker fint, når filen har et tydeligt navn. Men når der ligger hundredvis af dokumenter med næsten samme navn, giver det hurtigt en lang liste, man skal rode sig igennem.
Den gode nyhed er, at søgefeltet kan langt mere end de fleste bruger det til. Med nogle få greb kan du søge efter en præcis sætning, udelukke ord, finde kun Excel-filer eller kun dokumenter fra en bestemt person. Det hele foregår i det almindelige søgefelt.
I denne guide gennemgår jeg de greb, der giver mest i hverdagen. Leder du efter den AI-baserede søgning, hvor du skriver spørgsmål med almindeligt sprog, har jeg skrevet om den i Søg i SharePoint og OneDrive med Copilot.
1. Start det rigtige sted
Hvor du søger fra, afgør hvor søgningen kigger. Det er det første og nemmeste greb.
- I et dokumentbibliotek viser søgefeltet øverst på siden “Search this library”, og søgningen holder sig til det bibliotek.
- På forsiden af et site står der “Search this site”, og resultaterne kommer som udgangspunkt fra det site.
- På et hub-site søger du som udgangspunkt i alle de sites, der hører til hubben.
- På SharePoint-startsiden søger du bredt i det indhold, du har adgang til.
I dansk SharePoint står teksterne i søgefeltet på dansk, men princippet er det samme. Microsoft beskriver søgeområderne i Moderne søgning i SharePoint.
Ved du, at kontrakten ligger i et bestemt bibliotek, så gå ind i biblioteket først og søg derfra. Det skærer typisk en stor del af støjen væk med det samme.
Søger du fra et site og finder ikke det, du leder efter, kan du på resultatsiden udvide søgningen til hubben (hvis sitet hører til en) eller til hele organisationen.
2. Brug anførselstegn til præcise sætninger
Skriver du flere ord uden andet, finder søgningen dokumenter, der indeholder alle ordene, men ikke nødvendigvis ved siden af hinanden.
Sæt ordene i anførselstegn, så finder søgningen kun dokumenter, hvor ordene står lige efter hinanden:
"aftale om service"Det er særligt nyttigt ved faste betegnelser, fx navnet på en procedure eller et projekt.
3. AND, OR og NOT
Du kan kombinere søgeord med tre operatorer. De skal skrives med store bogstaver, ellers opfattes de som almindelige søgeord.
| Operator | Hvad den gør | Eksempel |
|---|---|---|
| AND | Alle ord skal være med | budget AND marketing |
| OR | Mindst ét af ordene skal være med | tilbud OR ordrebekræftelse |
| NOT | Udelukker et ord | prisliste NOT udkast |
Et par detaljer der er gode at kende:
- Skriver du flere ord uden operator imellem, opfører søgningen sig som om der stod AND.
- Du kan bruge + i stedet for AND og - i stedet for NOT, fx
prisliste -udkast. - Med parenteser kan du samle dele af søgningen:
(tilbud OR ordrebekræftelse) NOT udkast.
4. Søg på begyndelsen af et ord med stjerne
Sætter du en stjerne (*) efter starten af et ord, finder søgningen alle ord, der begynder sådan:
leverandør*finder både “leverandør”, “leverandøraftale” og “leverandørerne”. Stjernen virker kun i slutningen af et ord. Du kan altså ikke skrive *aftale for at finde alt, der ender på “aftale”.
5. Søg på filens egenskaber
Her bliver det for alvor nyttigt. I stedet for at søge i selve teksten kan du søge på en egenskab ved filen. Formen er altid egenskab:værdi.
| Søgning | Hvad den finder |
|---|---|
filetype:xlsx |
Excel-filer |
filetype:docx |
Word-dokumenter |
filetype:pptx |
PowerPoint-præsentationer |
author:"Anne Jensen" |
Filer, hvor personen står som forfatter |
title:"Rejsepolitik" |
Filer med de ord i titlen |
filename:budget.xlsx |
Filer med præcis det filnavn |
Navnet i eksemplet er fiktivt.
Vigtigt: Der må ikke være mellemrum omkring kolonet. author:"Anne Jensen" virker, men author: "Anne Jensen" bliver læst som en almindelig søgning på ordene “author”, “Anne” og “Jensen”.
Egenskaber kan kombineres med hinanden og med almindelige søgeord:
rejsepolitik filetype:pdf
author:"Anne Jensen" filetype:pptxBruger du to forskellige egenskaber, skal begge være opfyldt. Bruger du den samme egenskab to gange, fx to forfattere, får du filer fra den ene eller den anden.
6. Find filer efter hvornår de er ændret
Egenskaben LastModifiedTime dækker over, hvornår filen sidst blev ændret. Den kan bruges med nogle faste ord:
LastModifiedTime=today
LastModifiedTime=yesterday
LastModifiedTime="this week"
LastModifiedTime="last month"
LastModifiedTime="this year"Bemærk anførselstegnene, når udtrykket består af to ord. Du kan også angive datoer i formatet år-måned-dag, fx et interval:
LastModifiedTime>=2025-01-01 AND LastModifiedTime<=2025-03-31Det er praktisk, når du ved, at dokumentet blev lavet i et bestemt kvartal, men ikke kan huske hvad det hed.
7. Brug filtrene på resultatsiden
Er det for besværligt at huske operatorerne, kan du nå langt med filtrene. Når du har søgt og trykket Enter, lander du på resultatsiden. Under fanerne All og Files finder du to indbyggede filtre:
- File type: vælg fx kun Word, Excel eller PDF.
- Last modified: begræns resultatet til filer, der er ændret inden for en bestemt periode.
Filtrene findes på SharePoint-startsiden, i Microsoft 365-appen og på SharePoint-sites. Vær opmærksom på, at Microsoft skriver at filtrene ikke understøttes for OneDrive-indhold. Søger du i dine egne filer i OneDrive, er det derfor operatorerne fra punkt 5 og 6, du skal prøve i stedet.
Sådan sætter du det sammen
Forestil dig, at du skal finde en PowerPoint om en produktlancering, som en kollega lavede i foråret, og som ligger et sted på marketingsitet.
- Gå til marketingsitet, så søgningen holder sig dér.
- Skriv:
lancering* filetype:pptx author:"Anne Jensen" - Tryk Enter, og brug evt. filteret Last modified til at snævre perioden ind.
Tre greb i én søgning, og listen bliver typisk kort nok til at man kan se svaret med det samme.
Søgning kan ikke redde et rodet arkiv
Operatorer og filtre hjælper meget, men de forudsætter, at der er noget at søge på. Et par enkle vaner gør søgningen markant bedre for alle:
- Giv filer sigende navne, gerne med projekt eller emne i navnet.
- Undgå dubletter. Del et link i stedet for at sende en kopi.
- Læg vigtige dokumenter på faste sites eller i faste biblioteker, så folk ved hvor de skal starte.
Min anbefaling
Lær to ting udenad: anførselstegn og filetype:. De dækker en stor del af hverdagens søgninger. Når de sidder på rygraden, så tag author: og LastModifiedTime med. Og husk det nemmeste greb af dem alle, at starte søgningen i det bibliotek hvor filen sandsynligvis ligger.
Vil du dykke ned i alle muligheder, har Microsoft en komplet oversigt over søgesproget KQL i SharePoint.