Søg i SharePoint og OneDrive med Copilot

Hvad er nyt?

Microsoft er på vej med Copilot Search i SharePoint og OneDrive. Kort fortalt betyder det, at I kan søge med almindeligt sprog og få mere relevante resultater, korte opsummeringer og henvisninger til kilderne i jeres egne dokumenter.

Det er en ret praktisk nyhed, hvis I ofte bruger tid på at lede efter den rigtige fil, den rigtige version eller det afsnit, hvor noget faktisk står. For mange virksomheder er det jo ikke selve dokumentet, der er problemet. Det er at finde det igen.

Hvad betyder det for jer?

For almindelige brugere kan det her gøre en mærkbar forskel i hverdagen. I stedet for at skulle huske præcis filnavn eller mappe, kan man skrive mere naturligt, hvad man leder efter. Det kan være noget i stil med: “find aftalen om leverandør X” eller “vis mig proceduren for ferieafvikling”.

Copilot Search kombinerer flere ting:

relevante søgeresultater
korte opsummeringer af indholdet
kilder, så man kan se hvor svaret kommer fra
filtre, så man kan snævre søgningen ind
en glidende overgang til Copilot, hvis man vil arbejde videre med indholdet

Det sidste er især interessant, fordi det gør søgning mindre som en blind jagt og mere som en genvej ind i det rigtige materiale. Ikke perfekt, men klart mere brugbart end klassisk “prøv dig frem”-søgning.

Hvor kan det bruges i praksis?

Jeg ser især to helt almindelige situationer i en dansk virksomhed:

Jeres bogholder kan hurtigere finde bilag, procedurer eller interne retningslinjer, når der skal svares på et spørgsmål fra en kollega eller revisor.
På næste ugemøde kan en leder eller projektansvarlig hurtigt finde den seneste status, et beslutningsnotat eller en præsentation uden at skulle rode rundt i mapperne først.

Det er også relevant for HR, salg og administration, hvor meget viden ofte ligger spredt i dokumenter, som alle ved findes, men ingen lige kan finde i farten.

Hvad er fordelen i forhold til almindelig søgning?

Den klassiske søgning i SharePoint og OneDrive er god, når man ved nogenlunde, hvad man leder efter. Men i praksis gør folk det sjældent. Man husker måske emnet, ikke filnavnet. Eller man ved, at noget stod i et dokument, men ikke hvilket.

Her er pointen med Copilot Search, at søgningen bliver mere forstående. Den prøver at matche mening, ikke kun ord. Og når den samtidig viser en opsummering med kilder, bliver det lettere at vurdere, om man har fundet det rigtige.

Det er især nyttigt, når der ligger mange versioner af næsten det samme dokument. Så slipper man forhåbentlig for at åbne fem filer, før man rammer den rigtige. Nogle dage er det altså en lille lettelse, men en vigtig en.

Hvad skal I være opmærksomme på?

Det her løser ikke alt. Hvis jeres dokumenter er rodet navngivet, eller hvis der ligger gamle filer overalt, så bliver søgningen stadig udfordret. God struktur i SharePoint og OneDrive er stadig vigtig.

Jeg vil også anbefale, at I tænker over, hvilke dokumenter der faktisk skal kunne findes let. Det gælder især interne politikker, skabeloner og faste arbejdsgange. Jo bedre I holder styr på indholdet, jo mere værdi får I ud af den nye søgning.

Hvis I vil se den officielle roadmap-post, kan I finde den her: Microsoft 365 Roadmap – Copilot Search in SharePoint and OneDrive.

Min vurdering

Jeg synes, det her er en af de nyheder, der lyder små på papiret, men kan mærkes i hverdagen. Ikke fordi den ændrer alt, men fordi den kan spare tid på noget, næsten alle gør mange gange om ugen: at lede efter information.

Mit råd er derfor ret enkelt: Få styr på jeres vigtigste dokumenter i SharePoint og OneDrive, og følg med i hvornår Copilot Search bliver tilgængelig hos jer. Så står I bedre, når søgningen bliver lidt mere hjælpsom end den er i dag.